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Comment organiser une projection vidéo ?

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Comment organiser une projection vidéo ?

 
Merci à Whispered Media (Chuchotement Media) d'avoir réalisé une fiche sur les projections, et à www.corrugate.org de l'avoir publiée, ce qui a inspiré celle qui suit, basé non seulement sur cette littérature mais sur l'expérience de nombreuses projections [1].

AVANT DE PLANIFIER VOTRE EVENEMENT

 

Essayez de vous laisser trois semaines pour planifier et organiser la projection.

Donnez un nom à votre événement et rédigez un paragraphe pour décrire ce que vous voulez faire. Cela va vous aider à vous concentrer sur votre objectif.

Examinez les éléments suivants : Quelle sera l'audience : le public le plus général ou bien une communauté spécifique ? Est-ce qu'il y aura d'autres artistes sur scène (musique, poésie, danse, etc.) ou des intervenants, des discours ? Quels autres groupes ? Quelle pourrait être leur contribution ? Etablir une liste avec un contact pour chaque groupe). Qui peut donner de l'argent ? Est-ce que les bénéfices iront à un autre groupe ? Que ferez-vous de l'argent ?

Souhaitez-vous la présence de l'auteur du film ? d'un des acteurs ou participants principaux ? Avez-vous leurs coordonnées ?

Contactez tous les groupes et mettez vous d'accord sur l'engagement minimum de chacun pour arriver à monter l'événement. Ne planifiez pas trop serré ; laissez-vous toujours au moins une heure pour la mise en place et autant pour le remballage et le nettoyage.

Qui sera l'hôte ou le/la "maître de cérémonie" ? Que peut-elle demander comme soutien aux spectateurs au moment où tout le monde se séparera ? Préparez des flyers et autres documents à propos des mobilisations qui se préparent ou couvrant le sujet de la soirée ou des sujet proches, à donner aux gens quand ils arrivent, à faire circuler pendant le discours d'introduction, ou simplement disponibles sur les tables de presse.

Est-ce que vous voulez faire un appel à des dons, à une collecte d'argent, est-ce que vous voulez faire circuler des enveloppes pour la collecte, faire passer une boîte ou un chapeau ?... Attention à ne pas prévoir de faire trop d'annonces des événements à l'agenda, ça risque de s'éterniser ...

 

PLANIFIER L'EVENEMENT

 

Où allez-vous faire la projection ? Pensez au nombre de places que vous pensez avoir, soyez réaliste.

Y a t'il un écran, un vidéo projecteur, une sono (ampli, baffles, table de mixage). Si vous n'avez qu'une vidéo, les cinémas classiques avec projecteurs risquent de ne pas pouvoir passer votre DVD ou votre cassette (seulement du film !). Est-ce qu'il y a des gens sur place pour vous aider à faire la projection l'installation, le rangement, ou sont-ils prêts à vous laisser la place pour le faire vous-même, tout ça gratuitement ?

Est-ce que le lieu choisi convient pour le type de public que vous attendez ?

Soyez réalistes lorsque vous faire la réservation et prévoyez assez de temps ; si l'événement en lui-même dure deux heures, prévoyez du temps avant pour la mise en place et après pour le débarrassage, et ne faites pas comme si tout allait démarrer vraiment à l'heure dite.

Parlez avec vos hôtes, que ce soit le propriétaire des lieux, le directeur artistique, les squatteurs ou locataires officiels ou toute(s) personne(s) en charge du lieu et du planning de son utilisation. Il faut parfois s'y prendre plusieurs mois à l'avance pour avoir la plage horaire espérée et être ajouté au calendrier des événements du lieu, et bénéficier ainsi de leur publicité et de leurs réseaux. Il se peut aussi que ça ne soit pas votre souci (même si une bonne publicité peut vous apporter plus de public), et que vous puissiez vous adapter et vous caler sur une soirée de débrayage ou à la place d'une soirée annulée en dernière minute, ou une soirée où rien n'est prévu à l'agenda...

Vous mettre d'accord sur une date à laquelle vous leur fournirez une description de votre événement de façon à ce qu'ils puissent l'ajouter à leur agenda et/ou sur leur site web. Pensez à accompagner tout ça d'une belle image qui illustre l'événement ou les problèmes abordés.

Vérifiez que la date choisie n'entre pas en conflit avec un événement organisé par une association amie, ou avec tout autre spectacle, mobilisation, soirée télé…. qui pourrait vous enlever toute chance de faire venir le public visé, comme un match de rugby par exemple ; enfin tout dépend de votre public…

Si vous invitez l'auteur(e) du film, assurez-vous qu'il/elle pourra venir? A quelles conditions ? Pouvez-vous assurer les frais de transport, de logement, ou un dédommagement?

 

3 SEMAINES AVANT LA PROJECTION

 

Ecrivez un communiqué de presse. Faites la mise en page vous-même ou inspirez vous d'une existante, une que l'on peut télécharger sur le site, et si vous en avez fait une, partagez avec les autres collectifs sur notre site!

Envoyez ce communiqué de presse aux medias locaux. Assurez-vous que vous n'oubliez pas d'indiquer le tarif d'entrée, les horaires, le lieu, comment s'y rendre dans les différents modes de transport. Il est très fréquent de trouver des annonces ou l'un des éléments comme la date et l'heure, ou le lieu, ne sont pas indiqués ou indiqués de façon erronée.

Envoyez une invitation à l'auteur(e) du film (ou l'invité principal).

Tarifs : Il y a aux USA une formule du style "personne ne sera refusé s'il manque d'argent" et vraiment ils le font. Vous pouvez aussi indiquez tarifs variables de 5 à 50 €, ou "prix libres" (ne croyez pas que ce sera la ruine à coup sûr : ça marche étonnement bien !) ce qui un peu la formule du chapeau que l'on passe.

Pour certains agendas, il faut indiquer si le lieu est accessible aux handicapés, ... mais vous ne devriez pas avoir attendu d'en arriver aux obligations pour y penser !... préférez les lieux qui sont équipé aux normes!

Il peut être intéressant de suggérer aux medias locaux que votre projection vaut la peine d'être couverte par les medias parce qu'il est lié à des événements locaux récents ou à venir.

Essayez d'obtenir un article. Essayez de voir qui parmi les medias locaux serait susceptible de faire un article favorable sur la vidéo. Donnez leur du temps et envoyez leur la vidéo au moins trois semaines à l'avance.

Parlez à la radio. Contactez les radios publiques, les radio de communautés ou les radios universitaires, pour tenter d'obtenir une interview à propos de la vidéo ou de la projection.

Publiez l'info sur internet et sur les listes de diffusion email. Si vous faites des projections régulièrement, faites-vous une liste des personnes et des organisations intéressées. Envoyez l'annonce au plus grand nombre possible d'organisations et de listes de diffusion qui pourraient être intéressées. La pub par email c'est facile et pas cher. Mais attention, ça dépend de votre audience, et le public que vous cherchez n'est peut-être pas si branché que ça sur l'email comme forme normale de communication.

Discutez entre vous de l'intérêt de servir des boissons. Associez-vous avec des associations locales qui font ça bien, voire des commerçants locaux.

Faites des invitations aux groupes qui pourraient venir avec des tables de presse bien fournies. Renseignez vous pour savoir si vous pouvez installer vos tables ou en utiliser, s'il faut dégager de la place pour les mettre.

 

2 SEMAINES AVANT LA PROJECTION

 

Faites le dessin de vos flyers, tracts, et de vos affiches. Faites relire par plusieurs personnes : préférez des gens qui ne sont pas du tout dans le coup, ils/elles verront plus facilement la grosse erreur d'orthographe dans le titre, l'heure qui n'est pas indiquée, le nom de la rue qui a sauté (je ne plaisante pas : ce sont les erreurs les plus fréquentes).

N'hésitez pas à les faxer ou à les envoyer par email à des organisations ou associations locales qui pourraient vous aider, et commencez à faire de l'affichage en ville et tout autour de l'endroit où la projection va avoir lieu. Si vous envoyez des fichiers par email, préférez les fichiers PDF (Acrobat) car ils sont les plus facile à imprimer fidèlement ; mais tenez vous prêt à envoyer un original dans un format traitement de texte, plus facilement personnalisable par l'organisation qui s'est associée, plus facilement intégrable à leurs documents, journaux, magazines, brochures, site web...

Commencez à faire le point de ce qu'il vous faut pour la technique, et qui a quoi : le kit minimum est

·         un mur blanc ou mieux un écran (est-il sur le lieu choisi, faut-il en amener un ?),
·         un lecteur de DVD de salon ou un ordinateur portable avec lecteur de DVD,
·         un projecteur vidéo,
·         un ampli de chaîne hifi et ses baffles,
·         de quoi brancher tout ça.... y compris les rallonges électriques et les multiprises !
·         Oui mais, ... comment transporter tout ça ?

Le luxe intégral : le lieu a tout ce qu'il faut, ... mais il faut penser à venir faire un essai et s'assurer que le techos du lieu sera bien sur place pour donner un coup de main!

Vérifiez à nouveau que la date choisie convient et qu'il n'y a pas de danger à la maintenir; il vaut souvent mieux annuler et reporter.

Assurez-vous que votre invité s'il y en a un (l'auteurE) est bien toujours disponible.

UNE SEMAINE AVANT LA PROJECTION

Finalisez l'événement.

Vérifiez les cassettes et les DVD, faites un essai complet vidéo+audio chez vous (ou dans le lieu choisi s'il est "tout équipé"). Contrôlez que le projecteur marche bien, que l'ampli et les baffles marchent bien, que vous avez les bons câbles (et la bonne longueur!) et que vous savez comment ça marche, où brancher et sur quel bouton appuyer, et quand. Assurez : voyez si vous pouvez compter sur un projecteur ou sur un ampli de secours au cas où il y aurait un problème de dernière minute.

Si vous prévoyez une projection/débat, il est peut être plus confortable d'avoir un micro pour l'orateur ; encore mieux si le câble est assez long pour pouvoir faire circuler le micro dans le public.

Alternative au kit ampli+baffles pour l'audio : Si le lieu est sonorisé pour des concerts, il est équipé d'une table de mixage, ce qui est idéal pour le son et les micros, assurez vous que vous aurez l'aide d'une personne qui s'y connaît dans tous ces boutons, et que vous avez les bon câbles depuis votre projecteur. Si vous comptez enregistrer les discours et débats (magnétophone, MD) c'est là qu'il faut se brancher. Faites des essais.

Faites des notes pour le/la Maître(sse) de Cérémonie, avec une liste des noms des personnes qui vont parler, de ceux qui ont fait le film, auteur, producteurs.

Si vous pensez faire une projection débat, pensez à désigner un "modérateur" qui notera les gens qui ont levé le bras pour demander à parler et donnera les tours de parole.

Assurez vous que tout le monde comprend qui fait quoi et quand : qui s'occupe du projecteur ? Qui s'occupe de l'entrée ? Qui s'occupe de la caisse ? Qui s'assure qu'elle est toujours en sécurité et ne la quitte pas des yeux ? Qui va vendre des vidéos ?

Tout le monde doit avoir le planning de la soirée ; leur rappeler qu'il faudra être là ¾ d'heure à une heure avant l'heure pour donner un coup de main à la mise en place.

Qui va rester pour nettoyer les lieux et aider à remballer et transporter le matériel ?

Commencez le "tractage à saturation" ("saturation flyering" - l'idée est de faire le tractage de la façon la plus complète possible, de n'oublier aucun lieu). Concentrez vous sur les lieux de rencontres, cafés associatifs, librairies, centres de loisirs, magasins bio (!) ;

Coller sur les poteaux, sur les murs où c'est possible / légalement.. et dans le respect des autres organisations ou associations qui eux aussi ont besoin d'espace pour leurs événements futurs - oui, c'est recouvert très vite, et il arrive que d'autres ne soient pas aussi respectueux que vous : à vérifier tous les jours et être prêt à remplacer!

Faites chauffer le téléphone : appelez vos amis, les a-militants et activistes, tous ceux que vous connaissez, pour leur rappeler d'aller voir le film! Ça marche !

Relancez téléphoniquement vos contacts dans les medias locaux si vous pensez que ça mérite vraiment d'être rapporté dans la presse locale ou la radio, la télé locale.

Donnez rendez-vous à votre invité principal (auteurE ou autre) une heure avant l'heure. Vérifiez que les invités ou les orateurs aient un endroit calme, café ou autre, à proximité.

C'EST L'HEURE DU SHOW ! (SHOW-TIME)

 

Débarquez une heure au moins avant l'événement. Vérifier toute l'installation vidéo et audio, assurez vous que ça marche. Rembobinez les bandes, pas les DVD. Faites les essais de micros (éventuellement) et d'enregistrement (éventuellement).

L'affiche doit être bien clairement visible à l'entrée du lieu.

Installez les chaises, les tables de presse, les boissons, verres, poubelles, la décoration de la salle, les affiches, etc.

Assurez-vous que vous avez une feuille où les gens intéressés peuvent laisser leurs coordonnées pour être avertis des événements futurs, projections, mobilisations, réunions...

Le public arrive en général ½ heure à ¼ d'heure avant l'heure... et souvent jusqu'à ½ heure après. Essayez de vous caler sur 10 à 20 minutes après l'heure annoncée.

Fin du show : La moindre des politesses est de laisser le lieux au moins aussi propre, et aussi rangé, que vous l'avez trouvé en arrivant. Assurez vous avant de partir que tout est en règle avec vos hôtes.

 
APRES LE SHOW
 

Ne comptez pas que sur les medias, comptez d'abord sur vous-mêmes pour parler du succès (ou non!) de votre soirée.

Rédigez rapidement un bref compte-rendu, reprenant idéalement quelques paroles prononcées par les intervenant, qu'ils soient orateurs ou public. Publiez-le sur vos listes de diffusion, sur le site web, envoyez le aux medias locaux.

Notez également, pour vous-même, ce qui a marché, et ce qui pourrait mieux marcher la fois suivante.

 

NOTES

[1] Si vous êtes intéressés par la vidéo et que vous lisez bien l'anglais, vous trouverez d'autres fiches sur le media-activisme sur le site du Réseau de Vidéo Activisme : http://www.videoactivism.org/

 
lundi 10 décembre 2007.

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